Sie möchten als Selbstständiger (m/w/d) im Außendienst (Praxis, Klinik, Apotheke und andere Einrichtungen) arbeiten?
Dieses AMS-Freelancer-Portal richtet sich an Selbstständige (m/w/d) insbesondere im pharmazeutischen Außendienst oder im Medizinprodukteaußendienst, die– auf Tagessatz- bzw. Stundensatzbasis oder nach Preis pro Call arbeiten – sowie an bisherige angestellte Außendienstler (m/w/d) aus diesen Bereichen, die sich in den genannten Tätigkeitsfeldern selbstständig machen wollen.
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Freelancer belegen Nischen im Arbeitsmarkt, die für Angestellte aufgrund der zeitlichen Beschränkung der Einsätze nicht infrage kämen. Arbeitgeber benötigen jedoch zunehmend Flexibilität in den für sie erbrachten Leistungen, die sie mit fest angestelltem Personal nicht realisieren könnten. Das spielt Freelancern in die Tasche und sichert ihnen ihre Auftragslage.
Ein weiterer Aspekt kommt hinzu: So zählt bei der Beauftragung eines Freelancers vor allem seine Leistung, ggf. seine Erfahrung und sein Preis eine Rolle, weniger die Person als solches, seine Zeugnisse oder sein Werdegang. Ganz anders bei Nichtselbstständigen. Weil Arbeitgeber fest angestelltes Personal auf längere Zeit an sich bindet und dieses in die eigene Betriebsstruktur integriert, wird bei der Personalauswahl auch der Persönlichkeit des Bewerbers, seinem Werdegang, seinen Zeugnissen etc. eine hohe Bedeutung beigemessen.
Die Tätigkeit als selbständiger Außendienstler im Healthcare-Bereich gilt als gewerblich.
Um sich als Gewerbetreibender selbstständig zu machen, muss man das beabsichtigte Gewerbe – bevor man damit beginnen darf – beim lokalen Gewerbeamt anmelden.
Die Anmeldung des Gewerbes erfolgt auf einem beim Gewerbeamt erhältlichen Formular, das man sich ggf. auch von dessen Webseite herunterladen kann. Dort findet man auch Informationen über die Gebühren der Anmeldung und eventuell beizubringende Unterlagen. Die vom Gewerbeamt gegenbestätigte Anmeldung, dient Ihnen als Nachweis der erfolgten Gewerbeanmeldung. Dieses Dokument wird auch „Gewerbeschein“ genannt. Er wird einem direkt nach der erfolgten Anmeldung ausgehändigt.
Das Gewerbeamt informiert im Folgenden auch alle weiteren zuständigen Stellen, wie das Finanzamt und die IHK, über das von Ihnen angemeldete Gewerbe. Diese kommen daraufhin mit ihren Anliegen (z.B. Schätzung der Einnahmeentwicklung) von sich aus auf Sie zu. Das brauchen Sie also nur abzuwarten.
Alle Einnahmen eines Selbstständigen sind Brutto-Einnahmen. Darauf entfallende Steuern und Abgaben zahlt man als Selbstständiger ausschließlich selbst.
Sofern man keine Steuer-Vorauszahlungen leisten muss – also insbesondere in der Anlaufzeit als Selbstständiger und bei nur geringen Einnahmen – werden die Steuerzahlungen erst im Folgejahr nach der Steuererklärung fällig. Das sollte man im Auge behalten und von seinen Einnahmen genügend hohe Rückstellungen bilden, um davon später die Steuern zahlen zu können.
Gewerbetreibende zahlen Einkommensteuer und Umsatzsteuer. Auch sie können sich von Letzterer als Kleinunternehmer bis zu einem bestimmten Jahreseinkommen befreien lassen. Bei den Gewerbetreibenden kommt jedoch noch eine weitere Steuer hinzu, nämlich die „Gewerbesteuer“. Letztere greift erst ab einem bestimmten Jahreseinkommen. Ihre Höhe ist nicht nur von der des berechenbaren Einkommens abhängig, sondern auch von einem sogenannten Hebesatz, dessen Höhe jede Gemeinde individuell festlegen kann. Informieren Sie sich bei Ihrer Gemeinde über die jeweils gültigen Sätze.
Selbstständige sind zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Hierfür reicht oftmals – ebenfalls bis zu einem bestimmten Einkommen – eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung aus. Doch auch diese muss richtig angelegt sein. Am besten geben sie die Buchführung in die sachkundigen Hände eines Steuerberaters. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.
Als Selbstständiger obliegt es einem selbst, ob und wie man sich versichert.
Krankenversichern kann man sich in gesetzlichen Kassen im Selbstständigkeitstarif (in der Regel einkommensabhängig) oder bei Privatversicherern (risikoabhängig).
Zahlungen in die Rentenkassen kann man freiwillig leisten oder eine andere Versicherungs- oder Anlageform als Altersvorsorge wählen.
Weitere empfehlenswerte oder zu erwägenden Versicherungen könnten z.B. sein: eine dienstliche Unfallversicherung, eine Berufsunfähigkeitsversicherung, eine Diensthaftpflichtversicherung oder eine geschäftliche Rechtsschutzversicherung.
Lassen Sie sich von Ihren Versicherungsträgern beraten.
Selbstständige sind grundsätzlich nicht sozialversicherungspflichtig. Sie sind nicht zur Zahlung von Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherungsbeiträgen verpflichtet. Bei einem nichtselbstständigen Arbeitsverhältnis hingegen besteht eine Sozialversicherungspflicht.
Dieser Unterschied ist für die Sozialversicherungskassen erheblich. Gibt sich nämlich jemand als Selbstständiger aus, arbeitet er aber in Wirklichkeit weitgehend wie ein Angestellter, werden die Sozialkassen damit um die ihnen zustehenden Einnahmen gebracht. Kein Wunder, dass ihnen solches nicht gefällt und sie versuchen, wo irgend möglich, scheinbare Selbstständigkeiten aufzudecken. Gelingt es ihnen, sind die Folgen für den Scheinselbstständigen wie auch für seinen Auftraggeber erheblich.
Über Jahre rückwirkend sind dann von beiden Seiten die geschuldeten Sozialbeiträge zu leisten. Da können erhebliche Beträge zusammenkommen. Dazu kommen auch noch Bußgelder.
Außerdem wird der vermeintliche Freelancer durch seine Aufdeckung als Scheinselbstständiger automatisch zu einem angestellten Mitarbeiter seines Auftraggebers mit Gehaltsanspruch, Kündigungsschutz und allem, was einen vielleicht sogar schon langgedienten Mitarbeiter ausmacht.
Schließlich kann auch der Straftatbestand einer Steuerhinterziehung erfüllt sein, jedenfalls sofern dafür zusätzlich Vorsatz mit im Spiel war.
Alles hat für beide Seiten sehr unschöne Folgen, die man tunlichst vermeiden sollte, indem man die Scheinselbstständigkeit selbst vermeidet. Oft genug wird sie nämlich gar nicht vorsätzlich eingegangen, sondern eher unwissentlich, fahrlässig oder sogar im besten Glauben, alles richtig gemacht zu haben.
Ganz eindeutig kann das gar nicht gesagt werden. Vielmehr wird dafür das Gesamtbild der jeweiligen Tätigkeit bewertet. Wenn diese nur im Vertrag als selbstständig bezeichnet wird, hat das übrigens keinerlei Bedeutung. Es zählt vielmehr, wie die Tätigkeit tatsächlich „gelebt“ wird. Wird der (Schein-)Selbstständige im Vertrag jedoch als Mitarbeiter, als Arbeitnehmern oder als Angestellter bezeichnet, wäre das jedoch bereits ein starkes Indiz für eine tatsächliche Scheinselbstständigkeit.
Über die Jahrzehnte hat es eine ganze Reihe von Merkmalen gegeben, die für die Feststellung einer Scheinselbstständigkeit herangezogen wurden. So haben sich die dafür maßgeblichen Kriterien immer wieder geändert. Auch die nachfolgend Aufgeführten könnten irgendwann überholt sein. Dennoch geben sie gute Anhaltspunkte dafür, ob man mit seiner Art der Selbstständigkeit auf der sicheren Seite sein wird oder nicht.
Ein aktuell wesentliches Kriterium für eine Einstufung als Selbstständiger oder Scheinselbstständiger ist, ob die betreffende Person
- dauerhaft und maßgeblich für einen einzigen Auftraggeber tätig -
ist. Trifft beides zu, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit von einer Scheinselbstständigkeit ausgegangen. Näher spezifiziert werden die Bezeichnungen „dauerhaft“ und „maßgeblich“ jedoch nicht. Das lässt viel Raum für Auslegungsmöglichkeiten.
„Dauerhaft“ kann sicher angenommen werden, wenn man ständig für einen bestimmten Auftraggeber arbeitet. Will man eine solche Dauerhaftigkeit vermeiden, könnte man daher versuchen, im jeweils laufenden Jahr verschiedene Auftraggeber zu gewinnen.
„Maßgeblich“ steht dafür, dass man – im Falle mehrerer Auftraggeber – weit überwiegend nur für einen von ihnen tätig ist oder im Falle nur eines Auftraggebers, exklusiv für ihn alleine tätig ist. Wo im erstgenannten Fall mehrerer Auftraggeber die Grenze zu ziehen ist, bleibt jedoch unklar. Früher galt, dass man nicht mehr als 5/6 seines Jahresumsatzes mit einem einzelnen Auftraggeber machen sollte (die „Fünf-Sechstel-Regel“). Inzwischen wird sie aber schon länger nicht mehr angeführt und scheint daher an Bedeutung verloren zu haben.
Schlussfolgerungen
Vorübergehend exklusiv für einen einzigen Auftraggeber zu arbeiten, stellt sich infolge der eingangs genannten Regel als unkritisch dar, weil damit das Scheinselbstständigkeitskriterium der Dauerhaftigkeit nicht erfüllt wird.
Auch für einen Auftraggeber dauerhaft tätig zu sein ist nach dieser Regel möglich, wenn nicht zugleich maßgeblich für diesen gearbeitet wird.
Ein weiteres wichtiges Kriterium ist, ob der Auftraggeber einem (An)Weisungen erteilt, die man zu befolgen hat. Dieses wäre nämlich ausdrücklich arbeitnehmertypisch. Doch auch hierbei sind die Grenzen fließend. Natürlich kann ein Auftraggeber Vorgaben machen, z.B. im Zusammenhang mit dem Projektauftrag. Wenn ich meiner Pkw-Werkstatt den Auftrag erteile, meinen Wagen zu reparieren, dann ist das eine solch vergleichbare Vorgabe, aber ganz sicher kein Anhaltspunkt für eine Weisungsgebundenheit – zumal die Werkstatt (wie auch jeder Selbstständige) den Auftrag mit seinen Bedingungen ja ablehnen kann. Würde ich aber die mit meinem Pkw beschäftigten Kfz-Mechatroniker bei ihrer laufenden Arbeit anweisen, wie sie was zu tun haben, dann wären das Weisungen. Im Pharmaaußendienst kann ein Projektauftrag umfassen, dass innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums eine bestimmte Anzahl Zielpersonen aufgesucht werden muss und das Produkt/Präparat bei ihnen auf eine bestimmte, vorgegebene Weise besprochen wird. Solch eine Vorgabe muss sein, weil anderenfalls der Außendiensteinsatz keinerlei Sinn ergeben würde. Auch kann eine solche Projektaufgabe umfassen, in welcher Reihenfolge, Anzahl oder Häufigkeit A-, B- und ggf. C-klassifizierte Kunden besucht werden sollen. Auch hieraus ergibt sich gewiss noch keine Weisungsgebundenheit. Erst wenn Weisungen im Projektverlauf über die Projektvorgabe hinaus ergehen und der Ausführende diese befolgt, ist von einer arbeitnehmertypischen Weisungsgebundenheit auszugehen.
Um einem ungewollten Eindruck vorzubeugen, empfiehlt es sich, möglichst alles Regelbare schon im Projektauftrag festzulegen und dort vollständig, genau und detailliert zu benennen, anstatt es von einem Ansprechpartner des Auftraggebers (in „Vorgesetztenmanier“) projektbegleitend mitteilen zu lassen. Im letzteren Fall könnte leicht der Eindruck einer Weisungsgebundenheit entstehen, bei förmlichen und objektiv notwendigen Bedingungen im Rahmen eines Projektauftrags sicherlich nicht.
Eng verbunden mit einer Weisungsgebundenheit wären Reportingpflichten, also Berichte darüber, was man wann wie und wo getan hat und was damit erreicht wurde. Wie bei den Weisungen wird auch hier unterschieden werden müssen zwischen Projekterfordernissen und darüber Hinausgehendem. Nehmen wir das Beispiel der Pkw-Werkstatt. Natürlich habe ich als Kunde/Auftraggeber das Recht, vom Auftragnehmer zu erfahren, was letztlich am Pkw getan wurde. Dieses – sicherlich unproblematische – Reporting erfolgt in der Regel mit der Rechnung. Eventuell erläutert mir der Meister noch Ergänzendes dazu. Ein Recht, noch mehr zu erfahren, hätte ich jedoch nicht. In dem Beispiel des Pharmaaußendienstes gibt es ebenfalls unabdingbare Auskünfte, deren Reporting noch keine Scheinselbstständigkeit begründen sollten, z.B. Anzahl der vereinbarungsgemäß getätigten Calls, welche Zielpersonen besucht wurden und was die Ergebnisse der Gespräche mit ihnen waren. Es sollte jedoch genau geprüft werden, welche Informationen wirklich projekterforderlich sind und welche ggf. nicht. Auf Letztere zu verzichten, hilft dem Eindruck einer scheinselbstständigen Beschäftigung vorzubeugen. Außerdem ist es aus gleichem Grund hilfreich, die Art und die objektive Notwenigkeit der Reporting-Aspekte schon im Projektauftrag vollständig aufführen und ggf. zu begründen. Alles darüber Hinausgehende würde dann lediglich einer arbeitnehmerähnlichen Kontrolle dienen und verbietet sich daher für „saubere“ Selbstständige.
Selbstständige nutzen eigene Arbeitsmittel. Das können etwa Computer sein, Büroverbrauchsmaterialien (z.B. eigenes Firmenpapier), das Mobiltelefon oder auch ein geschäftlich genutzter Pkw. Nur vereinzelt gibt es davon Ausnahmen, insbesondere wenn es für die Ausführbarkeit der Projektaufgabe unumgänglich ist, das Equipment des Auftraggebers zu nutzen. Soll etwa ein selbstständiger IT-Fachmann einen Fehler im Computernetzwerk seines Auftraggebers finden und beheben, gibt es gar keine andere Möglichkeit, als mit dem Computernetzwerk des Auftraggebers zu arbeiten.
Die Vergütung des Selbstständigen variiert zumeist je nach Auftrag entsprechend der jeweiligen Projektaufgabe, der Wettbewerbssituation des Selbstständigen und seines Verhandlungsgeschicks. Bezieht der Selbstständige hingegen regelmäßige Vergütungen in über lange Strecken gleichbleibender Höhe, spricht das eher für arbeitnehmerähnliche Bezüge und deutet damit auf eine mögliche Scheinselbstständigkeit hin.
Selbstständige stellen Rechnungen. Sie erhalten keine regelmäßigen Zahlungen auf Veranlassung ihres Auftraggebers, wie es bei nichtselbstständigen Arbeitnehmern der Fall wäre. Nicht der Auftraggeber hat auszurechnen, was der Selbstständige bekommt, sondern der Selbstständige selbst. Er ist für seine ordnungsgemäße Rechnungstellung selbst verantwortlich. Und: ohne Rechnung keine Bezahlung. Die eigene Rechnungstellung sollte also im ureigensten Interesse liegen.
Auch bei den Rechnungen gibt es Verschiedenes zu beachten.
So gibt es bei ihnen Pflichtangaben, die Sie als Selbstständiger kennen und tätigen müssen. Im Internet finden Sie Rechnungsvorlagen zum Herunterladen, die Platzhalter für alle Pflichtangaben enthalten.
Außerdem ist auch die Dokumentationsart der Rechnungen wichtig (GoBD: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). So darf sie – nachdem sie gestellt wurde – nicht mehr veränderbar sein. Offene Word- oder Excel-Dateien sind dafür nicht erlaubt. An einfachsten druckt man sie aus und versendet und dokumentiert sie klassisch als Papierunterlage. Oder man scannt den Ausdruck wieder ein und versendet und dokumentiert diesen als PDF-Datei. Dann gilt das Dokument als nicht mehr veränderbar. Ein einfaches Konvertieren einer Word- oder Excel-Datei ins PDF-Format z.B. mit „speichern unter…“ reicht dafür jedoch nicht aus. Derart erzeugte PDF-Dateien lassen sich nämlich mit geeigneten Programmen sehr leicht inhaltlich verändern – fast so wie Textverarbeitungsdateien.
Ein Selbstständiger tritt auch nach außen als ein solcher auf. Er benutzt z.B. eigene Visitenkarten (nicht die des Auftraggebers) – ggf. mit einem Hinweis „Im Auftrag von …“. Er betreibt womöglich eine eigene Website, auf welcher er für seine Leistungen wirbt. Ein Selbstständiger benutzt eigenes Geschäftspapier ggf. mit eigenem Logo und er bemüht sich auf branchenübliche Weise um Aufträge. All das sind ergänzende Hinweise für eine tatsächlich selbstständige Tätigkeit. Je mehr man davon vorweisen kann, desto mehr spricht dies gegen das Vorliegen einer Scheinselbstständigkeit.
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